‘Deze brief is nogal lang uitgevallen, omdat ik geen tijd had hem korter te maken.’ Aan deze quote, van de filosoof Blaise Pascal (1623-1662) moet ik denken als ik sommige brieven lees. Te lange brieven, de kern van de boodschap ergens onderaan, omhuld met wollige tekst. Begrijpelijk dat veel mensen moeite hebben met het lezen van post van officiële instanties.

Vaak vinden mensen zichzelf een beetje dom als ze een tekst niet begrijpen. Maar wat is dom? Als jij het niet begrijpt heeft een ander het niet goed uitgelegd. Bij het Formulierencafé kan iedereen terecht met vragen over hun post, of met formulieren die moeten worden ingevuld.

De eerste keer is best een drempel, je post aan een onbekende voorleggen. Veel brieven zijn over datum als wij ze zien. De tijd waarbinnen gereageerd had moeten worden is dan verstreken. De brieven zijn te lang op de stapel ‘ongezellige post’ blijven liggen. Van die post waarvan je weet dat je er wat mee moet, maar het zweet breekt je al uit als de envelop ziet.

Samen lezen wij de brief. Wat staat er in? Wat wordt van je verwacht? Meestal komen we er samen uit. Soms is het goed nieuws, of een bevestiging van iets. Het goede nieuws was een beetje verstopt. Dit zijn de fijnste brieven; wij mogen dan het goede nieuws vertellen. Vaker wordt er echter wel een (re)actie van je gevraagd. Juist dan is het belangrijk op tijd en netjes te reageren. Daarmee voorkom je dat een probleem groter wordt. En laat je zien dat je je best doet om tot een oplossing te komen.

Soms komen wij er ook niet uit. Zo kwam er laatst iemand met een half ingevuld aanvraagformulier. Samen proberen we de ontbrekende gegevens in te vullen. Een hele puzzel. Welke namen vullen we waar in? Een toelichting ontbreekt. Wat nu? Wij hebben de afzender van het formulier maar gebeld. ‘Wat bedoelt u met deze vraag?’ Soms hebben zelfs de afzender geen idee en soms bieden medewerkers hun excuus aan voor de onduidelijke communicatie. Dus krijg je post die je niet begrijpt? Schroom niet. Je bent niet de enige. Langskomen is niet dom. Het is juist slim. Samen komen we er altijd uit. En het is nog gezellig ook.

Carla Leeuwerink, vrijwilliger Formulierencafé, 
Doras & Academie van de stad

advertentie Regenboog Groep

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Please enter your comment!
Please enter your name here